¿Es importante contar con un Plan de Voluntariado?


J Felipe Cajiga


¿Está tomando tu organización las acciones necesarias para gestionar de manera eficaz a sus voluntarios?


Todas las organizaciones de la Sociedad Civil consideran en algún momento tener un voluntariado, pero no todas tienen claro lo que necesitan de él y por tanto muchas de ellas aun cuando cuentan con voluntarios no obtienen los mejores resultados que podrían de ellos.


Esto es en gran medida por la falta de un plan estratégico de gestión de voluntarios. Planificar ofrece a las organizaciones sin fines de lucro muchos beneficios, incluido un mayor compromiso organizacional, mejores niveles de atracción, de retención, más oportunidades de referencia y un mayor impacto de su labor dentro y fuera de la organización.

Para poder lograr una gestión positiva y adecuada de sus voluntarios, la organización debe definir primero si lo necesita, si es este el caso entonces establecer metas para su programa de voluntariado.

Los voluntarios pueden jugar un rol muy importante que tiene impacto directo en su misión y sus metas. No es un recurso secundario, no están ahí para hacer todo aquello que no es relevante o que el equipo profesional no quiere hacer o necesita ayuda. Debemos de dejar de sub valuar el papel de un voluntario.


Muy pocas organizaciones miden el impacto de sus voluntarios y si lo hicieran obtendrían información muy relevante.

Medir el impacto de los voluntarios es un componente clave en un plan estratégico de gestión de voluntarios para que produzca resultados positivos para tu organización. Contar con un plan de gestión y de evaluación de impacto de voluntarios puede ayudar a tu organización a desarrollar una hoja de ruta. Algunas preguntas que puedes hacerte sobre la eficiencia del programa de voluntarios son:

  • ¿Cómo recluta y retiene a sus voluntarios tu organización?

  • ¿Cómo se comunicará tu organización con sus públicos y con qué frecuencia?

  • ¿Qué pasos tomará tu organización para involucrar a los voluntarios y prospectos?

  • ¿Cómo identificar al voluntario adecuado para la oportunidad adecuada?

  • ¿Cómo explica y se vincula tu plan de voluntarios al crecimiento organizacional en el futuro?

Ahora que hemos cubierto algunas de las preguntas que debe responder tu plan, analicemos algunas formas de mejorar tu proceso.


1. Incorpora el compromiso en tu Plan.

Erróneamente en muchas ocasiones pensamos que la persona que decide hacer voluntariado no asume ningún compromiso. ¡Además de que no le pagamos, le vamos a exigir! ¿Cómo? ¡Si ya hace demasiado con darnos su tiempo!

El compromiso debe ser parte de la base sobre la que se construye tu plan. El voluntario debe saber que, al formar parte de tu organización, tiene consigo una responsabilidad. Un compromiso que se espera de él, para que precisamente al contar con este, se haga más fácil el trabajo de todos y se puedan alcanzar las metas. Decir que el compromiso debería ser un aspecto importante de tu plan de gestión de voluntarios es quedarse corto.

El compromiso tiene una correlación directa con la retención y la conversión de voluntarios en seguidores y promotores de tu causa de por vida.


2. Involucramiento y reconocimiento a los voluntarios.

¡Involucrarlos y comprometerlos con la Causa, es importante, pero no es suficiente! Debemos ser capaces de mantener o incluso incrementar su motivación.

Algunas de las estrategias más populares en la actualidad son proporcionar incentivos a los voluntarios, desarrollar un sistema de recompensas, crear oportunidades de liderazgo y reconocer los logros, incluso abrir la posibilidad de incorporación profesional o laboral dentro de la organización.

¿Te has preguntado alguna vez, cuanto le costaría a la organización si pagara por el trabajo que hacen los voluntarios? Y no solo es un tema de costo en dinero. El valor real de una hora de voluntariado sigue aumentando año tras año. ¿Cómo reconocerá tu organización sin fines de lucro el valor de los voluntarios y utilizará el compromiso para retenerlo?


3. Comprende las necesidades de tus voluntarios.

A veces es fácil olvidar que los voluntarios también tienen metas propias, un propósito personal algo a lo que aspiran a aportar a la Sociedad.

Los voluntarios se han comprometido personalmente con tu organización y su causa, pero cada uno tiene sus propias expectativas para la experiencia. Es importante que las conozcas para saber cómo se pueden aprovechar para ambas partes, en favor de la causa y como la organización puede ayudar a su voluntario a caminar hacia su propósito. El propósito entendido como aquello que le da sentido a lo que hacemos en la vida y lo que queremos aportar a la Sociedad.


El plan de gestión de voluntarios de tu organización debe identificar e incorporar estas motivaciones voluntarias como un atractivo y una ventaja competitiva para su programa.

Las organizaciones pueden identificar las necesidades y motivaciones de los voluntarios mediante la recopilación de datos con diferentes medios, entrevistas, encuestas de satisfacción de los voluntarios, testimoniales, grupos de discusión, etc.



4. Obtén más información sobre quiénes son voluntarios y por qué.

Tan importante como definir qué tipo de voluntario queremos, es entender quiénes son los que buscan hacer voluntariado en una organización como la nuestra. Parecería lógico que hablamos de lo mismo, pero esto no necesariamente es así. Debemos tenerlo claro, muchas veces el éxito o fracaso en atraer voluntarios tiene que ver precisamente con el diagnóstico que hicimos de esto. Podemos estar buscando un perfil, que no necesariamente es el interesado en lo que hacemos.

Algunos de los criterios que pueden ser determinante entender y no en orden de relevancia. Son por ejemplo el género, existe algún factor que lo haga más atractivo para hombres o mujeres o es completamente indistinto; otro que hay que considerar es la edad. Existen ciertas causas o trabajos que requieren cierto nivel de experiencia o que quizá resulta más atractivo para un joven. Otro es el nivel educativo, hay voluntariados que requieren más cierto nivel de conocimiento o que aportan precisamente su experiencia, por lo que es un factor importante.

Debemos saber que no todos los voluntarios hacen una búsqueda activa, muchos responden a una invitación directa, o al entrar en contacto con la organización se interesan en participar. Tu organización porque vía atrae más voluntarios, hace una campaña, le llegan, ¿los invita?


5. Metas tangibles para tu plan de voluntarios.

Uno de los aspectos más importantes de tu plan y de cualquier sistema de gestión de voluntarios que utilice tu organización es la identificación de los objetivos del programa.

La determinación de objetivos ayudará a tu organización a delinear los pasos necesarios para alcanzarlos.

Recuerda que las metas son imposibles de alcanzar si no se han establecido en su programa.

Contar con un sistema de gestión de voluntarios con objetivos y metas claras nos puede ahorrar tiempo, con esto también apoyaremos a que sus coordinadores puedan construir relaciones más fuertes tanto interna como externamente con ellos.


Algunos objetivos que un plan estratégico de gestión de voluntarios puede esperar resolver son:

1. Cómo podemos apoyar a que tanto el equipo profesional, como los voluntarios de manera conjunta y coordinada puedan cumplir con su trabajo de manera más eficaz.

2. Cómo crear más embajadores, activistas, defensores o seguidores para tu organización y su causa.

3. Incrementar los servicios sin fines de lucro y el apoyo a la comunidad.

4. Brindar capacitación u oportunidades de desarrollo personal y profesional para los simpatizantes y voluntarios de nuestra causa.


Cualquier objetivo que tu organización decida para su plan de gestión de voluntarios debe ser muy bien pensado, debe ser inteligente.

Par ello, la mejor manera de lograr un éxito óptimo para tu plan es tomando decisiones basadas en datos. Toda la información que puedas contar previa y posteriormente es muy valiosa. Porque esa información es importante que se actualice con cierta frecuencia.

Convertirse en una organización sin fines de lucro que tomas decisiones basadas en información, en datos puede ayudar a tu organización a mejorar las deficiencias de su programa y mejorar los resultados positivos.

Los datos son para toda organización un activo estratégico. Ten en cuenta que los datos no siempre pueden proporcionarle los resultados positivos que está buscando obtener. La buena noticia es que los datos se pueden utilizar para mantener a una organización en el buen camino hacia sus objetivos. Los datos pueden proporcionarnos información valiosa sobre variables tales como:

  • Cómo nuestro público está interactuando con nuestros activos en línea

  • ¿Qué contenido o garantía nuestro público está más interesado en?

  • ¿Qué oportunidades de voluntariado es en la que nuestra audiencia está más interesada?

  • ¿Qué es lo que realmente piensan de la organización?

Una de las mejores maneras saber qué información es la que debemos de identificar y qué decisiones deben basarse en esos datos, se logra revisando los objetivos de su organización.

Tener en cuenta sus objetivos al crear una lista de los puntos de datos que deseas obtener puede ayudar a tu organización a evitar sentirse perdida y agobiada. Como te mencioné anteriormente hay miles de datos que se pueden buscar, por lo que es importante pensar realmente cuál es la información que se necesita, y lo que no es en este momento.

La buena noticia es que tu organización siempre puede realizar ajustes, analizando si los objetivos de su organización y el contexto cambian en el futuro.


En resumen, la creación de un plan estratégico de voluntarios puede ayudar a tu organización a cumplir e impulsar su misión. Incorporar el compromiso en su plan, comprender las necesidades de sus voluntarios, buscar tendencias y oportunidades de optimización en sus datos de voluntarios y reclutar con intención, harán que los resultados sean mejores.

Comienza preguntándote, ¿qué espera lograr tu organización al implementar su plan estratégico?

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