La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro dependen en gran medida de los voluntarios; el sector sin fines de lucro en sí mismo a veces se denomina sector de voluntarios. Sin voluntarios, muchas organizaciones no lograrían ni una fracción del buen trabajo que hacen. Simplemente no hay suficiente dinero para cubrir todas las necesidades de nuestra sociedad, por eso los voluntarios son tan importantes.
Sin embargo, hay todavía mucho por hacer para impulsar que más personas y empresas donen tiempo y talento para servir a sus comunidades. Por otro lado, aunque cuentan con voluntarios muchas de las organizaciones no estaban preparadas u organizadas para utilizar eficazmente a estas personas y, por lo tanto, no capitalizan el potencial de sus voluntarios.
Por lo mismo, resulta importante primero invertir tiempo para que las organizaciones sin fines de lucro desarrollen infraestructuras y programas para apoyar a los voluntarios antes de pedir a la gente ser voluntarias.
Se requiere estrategia, tiempo, dinero y esfuerzo para desarrollar un programa de voluntariado exitoso. Los voluntarios pueden convertirse no solo en proveedores de servicios, sino también en futuros miembros de la junta, donantes y partes interesadas clave de tu organización.
Los siguientes son solo algunos de los elementos en base a mi experiencia que son necesarios para hacer de tu programa de voluntariado exitoso.
1. Diseña un plan. La planificación es el núcleo de cualquier esfuerzo exitoso. Este primer paso debe llevarse a cabo con el personal profesional, los miembros de la junta, puede trabajarse conformando un comité de voluntarios. Es fundamental asegúrese de ver claramente sus necesidades de voluntariado en relación con la misión, los valores y la visión de la institución; teniendo en cuenta las metas generales, los objetivos y su presupuesto. Esta planificación inicial es fundamental para el éxito del programa.
Una planificación exitosa nos permitirá comprender claramente las metas y los objetivos, las expectativas y cómo este programa encajará en la misión general de la organización. A medida que se desarrolle el plan, debemos involucrar al liderazgo y los voluntarios existentes que tienen un conocimiento profundo de las fortalezas y debilidades de los esfuerzos actuales.
Algunos de los elementos básicos del proceso de planificación incluyen:
Declaración de valor y visión. La declaración de visión describe los valores subyacentes de la organización y establece la visión para el futuro. Es necesario anticipar lo que depara el futuro. ¿Cómo ven el equipo, voluntarios (si los hay) y miembros de la junta el programa de voluntariado en los próximos cinco años?
Declaración de necesidades. La declaración de necesidades se aplica a las necesidades clave del programa. Aquí es donde debe solicitar la opinión del personal, la junta y los voluntarios para comprender las carencias que abordará el programa de voluntarios y en qué aspectos resulta clave.
2. Metas y objetivos. ¿Cuáles son las metas y objetivos clave que se busca resolver a través del programa de voluntariado? Cuanto más medibles sean, más fácil será evaluar el éxito del programa.
¿Cuáles son los costos del programa de voluntariado? Aunque no se pagará a los voluntarios, el programa no es gratuito. Tiene un costo, debe asegúrese desarrollar un presupuesto que incluya todo el personal y los costos administrativos, contribuciones en especie y otros gastos asociados con la ejecución del programa de voluntariado.
Evaluar el impacto que tendrá el programa de voluntariado en la organización. Es importante considerar seriamente el impacto interno del programa de voluntariado dentro de la organización. ¿Vale la pena el costo en tiempo y dinero? ¿Tiene realmente el espacio para albergar a los voluntarios?
3. Estructura para el programa de voluntariado. (políticas y reglas) Debemos contemplar todo lo que se necesitará para dar forma al programa de voluntariado. Podemos hacernos las siguientes preguntas para ayudar a comenzar el proceso: Las políticas y reglas que genere después de responder estas preguntas deben ser las que regulen las actividades y el comportamiento de los voluntarios.
Es importante validarlas con todo el equipo y darlas a conocer. Es una buena idea desarrollar algunas políticas desde el principio para que los voluntarios y la organización tengan un sentido claro de las reglas y regulaciones del programa.
Puredes comenzar con hacerte algunas preguntas importantes. Desde algunas básicas como:
¿Necesitamos un espacio especial de trabajo?
¿Cuáles son herramientas y materiales requeridas de los voluntarios?
¿Pagaremos el transporte y la comida?
¿Cuáles son algunos de los aspectos para que consideremos que nuestro programa de voluntariado es exitoso?
¿Qué reglas de conducta y expectativas son importantes para establecer un programa sólido?
Considera el desarrollo de estas políticas en varios niveles, que pueden incluir:
Las políticas generales que impactan a toda la organización en términos de metas, objetivos, misión y creencias, políticas que son específicas del programa de voluntariado en sí, y las responsabilidades de los voluntarios específicos. Ciertas reglas de convivencia, respeto y relación entre voluntarios, personal y beneficiaros.
4. Reclutamiento de voluntarios. Antes de comenzar a reclutar voluntarios, asegúrate de saber por qué está reclutando voluntarios. Debemos de ser claros con ellos y consigo mismo en términos de las tareas exactas que asumirán.
Después de definir las políticas y reglas, es el momento de decidir cómo reclutará a los voluntarios adecuados. ¿Cuáles son las estrategias, los plazos y los costos asociados con la atracción de voluntarios a tu organización? ¿Están buscando cualquier perfil o personas con habilidades específicas, como médicos, abogados, contadores, y cuál es el enfoque estratégico para encontrarlos?
Una vez que hayas determinado las necesidades y tareas de los voluntarios, define el mensaje y el medio para el reclutamiento. ¿Quieres reclutar estudiantes? ¿Está buscando voluntarios profesionales que puedan ayudar con el presupuesto, el marketing o la supervisión de la construcción de una casa?
Primero deben hacerlo dentro de sus redes internas cuando reclute voluntarios. Después de agotar las redes internas, pueden colocar anuncios o artículos en periódicos universitarios o boletines, redes sociales o su página web.
5. Entrevistas y proyección. ¿Qué proceso utilizarán para seleccionar y entrevistar a los posibles voluntarios? ¿Realizarán verificaciones de antecedentes? ¿Cuáles son las preguntas y los procesos para entrevistar a los voluntarios? Es importante tener cuidado al reclutar voluntarios: recuerda que estas personas representarán a la organización y trabajarán con sus beneficiarios, sus familias y tus colaboradores.
Reclutar una amplia sección de voluntarios, es una buena práctica. Traten de asegurarse de involucrar a personas de diferentes edades, etnias y orígenes raciales. Esto envía un mensaje a la comunidad de que valora la diversidad y crea una sinergia real dentro de su organización. Además, algunas de estas personas serán candidatos principales para en un futuro poder integrar la junta (consejo, patronato, directiva, cómo sea que le llamen), comités y también podrían terminar convirtiéndose en donantes.
6. Orientación, apoyo y formación. Es fundamental que desarrollen un programa de orientación para familiarizar al voluntario con el trabajo o tarea específica que realizará y para presentarlo a la organización. ¿Qué tipo de apoyo necesitarán a diario o semanalmente? ¿Tendrás una reunión semanal con ellos? ¿Qué tipo de formación necesitarán?
Recuerda: la gente le da a la gente, no a las instituciones. Con esto en mente, asegúrate de conocer personalmente a los posibles voluntarios haciendo una presentación.
7. Supervisión. No está bien dejar que los voluntarios simplemente que se pongan en frente de los beneficiarios y asumir que les irá bien. Al igual que los miembros del personal, los voluntarios deben ser capacitados, orientados y supervisados cuidadosamente por personas con experiencia dentro de su organización que conozcan la problemática y las tareas específicas que se les ha pedido a los voluntarios que realicen. En muchos casos, las organizaciones que utilizan una gran cantidad de voluntarios designan o contratan a un coordinador de voluntarios.
8. Evaluación y seguimiento. Es importante que la organización establezca criterios de desempeño, un proceso de evaluación regular de los voluntarios y un proceso de seguimiento frecuente de su trabajo. Esto no solo por ellos, también por la organización misma. El trabajo voluntario es una gran oportunidad de refrescar nuestra labor con ideas nuevas, que surgen de la retroalimentación de ellos o incluso de propuestas directas. Cuando se incorpora un nuevo voluntario, es una buena idea tener reuniones diarias de retroalimentación con él durante las primeras semanas.
9. Recompensa y reconocimiento. Si el voluntario está funcionando bien, querrás retenerlo y mantenerlo motivado. Es importante establecer un programa regular de recompensas y reconocimiento en el que agradezca al voluntario. También debe tener una cena anual o un evento especial en el que agradezca públicamente a sus voluntarios por su trabajo y dedicación. No tiene que ser nada complejo. Podrías comenzar con aprenderte sus nombres, saber un poco más de ellos, preguntarles su opinión y darles las gracias.
10. Medir la efectividad del programa. Como parte de la evaluación, deben de considerar medir el impacto del programa de voluntariado en relación con los costos, la misión y las metas y objetivos de la organización.
Tener voluntarios, es una ventaja muy valiosa para cualquier organización, tener más gente pensando y actuando en favor de tu causa. Pero debemos de tomarla muy en serio, de forma que pueda ser una experiencia enriquecedora para todos dentro y fuera de la organización.
¿Pues bien es momento de poner manos a la obra e iniciar con tu propio programa de voluntariado, aquí estaré atento a que me cuentes cómo les fue? ¡Hasta la próxima!