Como líderes de organizaciones de la Sociedad Civil es importante estar consciente que la transparencia en particular la financiera es vital para preservar la confianza que cada donante deposita en una nuestra organización sin fines de lucro con cada contribución. Además, y no menos importante, la conducta que es responsable y transparente gana la confianza de los consejeros (o patronos), voluntarios y colaboradores y crea una cultura positiva en el lugar de trabajo que beneficia la eficiencia y efectividad de su labor.
Toda organización sin fines de lucro depende de la financiación de donantes, el respaldo del público, para poder desempeñar su labor en favor de la sociedad. Para ello es importante que sea capaz de ganarse y mantener la confianza de todos sus públicos.
En ese contexto, la ética, la responsabilidad y la transparencia son extremadamente importantes para poder construir confianza en la organización y mantener su misión en marcha. Cualquier organización debe ser capaz de demostrar su compromiso vinculando su código ético a su imagen y actuación pública y estableciendo controles internos para garantizar que cada miembro de su equipo siga las mejores prácticas para las organizaciones sin fines de lucro.
La sociedad está dispuesta a respaldar el trabajo de las organizaciones sociales en aquellos temas o causas que le son importantes o le son sensibles. Pero cada vez menos, brinda su ayuda a ciegas. Lo que no es malo, por el contrario, obliga a todas las organizaciones a tomar todas las medidas necesarias para ser responsables y transparentes en sus decisiones y actividades. A continuación, algunos elementos que pueden resultar vitales para que cualquier organización los tenga en cuenta:
1. Desarrollar y seguir un código ético con respecto a las donaciones y el uso de los recursos.
Toda Organización de la Sociedad Civil debiera contar con un código ético y ganarse la confianza del público mostrándole como lo cumple.
Para ello debe mantener sus comunicaciones abiertas, honestas y precisas, especialmente cuando está recaudando fondos. Los elementos pequeños pueden marcar una gran diferencia, la apertura del destino y como se usan los recursos tienen un impacto directo en la confianza.
Debe ser muy cuidadosa en el manejo de la privacidad de la información del donante y el uso de los datos e imágenes de sus beneficiarios en sus materiales promocionales. Porque esto habla del respeto que guarda para quienes dirige su trabajo. Debe ser disciplinada en proporcionar y mantener disponibles informes oportunos a los donantes, fundaciones, empresas y fuentes de financiación del gobierno que le proporcionan dinero. Debe ser muy rigurosa en respetar las restricciones que los donantes cuando estas sean acordadas con él (si hay alguna excepción solicitada por el donante con la que se tenga problema, es preferible hablarla abiertamente antes que aceptarla solo por no perder el donativo), muchos donantes pueden imponer ciertos requerimientos (comúnmente llamados donativos etiquetados) a sus donaciones.
Otros elementos que considerar al desarrollar un código ético con respecto a las donaciones incluyen seguir todos los reglamentos y estándares de contabilidad en general aceptados, mostrar claramente cuánto de cada recurso donado se destina a su misión y cuánto se destina a los gastos generales indispensables para su cumplimiento.
2. Información y reconocimientos a los donativos rápidamente
Si los donantes no descartan el reconocimiento público, debe mostrar y celebrar sus contribuciones en su sitio web o en sus boletines correos, pero si quieren privacidad, debe respetar su anonimato. Es importante tomar como un mandato el cuidado y respeto a la voluntad de los donantes como una responsabilidad de su organización.
3. Evaluación objetiva y transparente
Para mantener a los donantes interesados en su misión, debe mantenerlos informados sobre el desempeño de la organización en el cumplimiento de sus objetivos. Ya sea que esté ayudando a personas con problemas de salud, educativos, creando grupos comunitarios para abordar problemas específicos o apoyando a animales o al medioambiente.
Debe buscar y poner en práctica todas las herramientas a su alcance para evaluar su desempeño y la eficacia. No solamente mostrar lo que la organización hace bien, sino que admitir cuándo necesita mejorar su trabajo, brindando a los donantes una visión sincera de cómo sus donaciones marcan una diferencia positiva en su misión. Puede hacerlo enviando boletines y correos electrónicos directos a su base de donantes, así como con comunicados de prensa, mediante su página web o por medio de sus redes sociales que ayuden a su organización a generar confianza pública.
4. Resultados a la vista
Es fundamental combinar la evaluación periódica y objetiva (honesta) de los resultados con la transparencia financiera para mostrar a los donantes exactamente cómo la organización maneja los fondos que brindan. Llevando un registro y seguimiento de todas las donaciones recibidas y mostrando muestre cómo los emplea, teniendo los estados financieros siempre al día y disponibles cuando le sean solicitados. Se debe poner el mismo cuidado en todos los donativos, tanto los grandes como los más pequeños.
5. Políticas claras
Con políticas claras que contemplen cualquier situación en la que pueda surgir un conflicto de intereses y un plan para la divulgación pública en tales casos y como los resuelve. La buena gestión de una organización, no se demuestra tan solo haciendo las cosas bien. La perfección no es una cualidad de ninguna organización humana y nuestras organizaciones no son la excepción. La confianza y la responsabilidad se ponen a prueba y de manifiesto cuando la organización se enfrenta problemas y como los resuelve.
Se debe de hablar en estas políticas sobre el conflicto de intereses de miembros de la organización sean consejeros, directivos, personal o voluntarios. La forma en la que se reclutan y se relaciona con sus voluntarios, es un tema importante y pocas veces tratado, debemos recordar que ellos junto con nuestros consejeros son embajadores de nuestra causa y de nuestra labor.
Sobre cómo se da el manejo de su personal. En ocasiones las organizaciones sociales se concentran en pensar en los beneficiarios y olvidan que son los colaboradores la clave para poder atenderlos, por tanto, es también parte de su responsabilidad el cuidar de ellos, establecer deberes claros que se ajusten a sus habilidades particulares, les den certidumbre en su trabajo, en su cuidado y en su remuneración.
Políticas para aceptar recursos y donaciones. ¿Pero dirán cómo? ¿Si lo que más necesita una organización son recursos, porque habría que rechazar alguno? No solo hay que tener cuidado en el uso de los recursos, sino también de dónde y cómo es que llegan (no solamente pensando en el tema de lavado de dinero) sino también en que tanto control pueden llegar a tener los donantes sobre el uso de sus fondos, al grado que pueda desviarla de su misión principal.
Para que todo esto funcione, se requiere crear simultáneamente mecanismos de denuncia que permitan a beneficiarios, voluntarios o colaboradores acercarse y expresar sus inquietudes sin temor de represalias, en cualquier caso.
Al implementar estas políticas, estamos ayudando a nuestra organización a mantenerse lo más alejado posible de cualquier dilema ético y fomenta la confianza en un entorno de responsabilidad.
La dirección y gestión de una organización de la sociedad civil sin fines de lucro sin duda es un desafío debido a todo lo que además de su labor debe hacer para poder operar y recaudar los fondos que le son necesarios, pero también es extremadamente gratificante.
¡Si somos extremadamente cuidadosos en operar a nuestra organización con conciencia ética, responsabilidad y transparencia, ¡seremos capaces de mantener el avance hacía nuestro propósito y misión sin problemas al ser capaces de distinguir nos por la sociedad como una institución confiable lo que aumentara su reputación social!